为完善辽宁省道路运输协会秘书处工作机制，规范协会内部管理，保证协会科学、规范、持续发展，特制订本制度。

第一章 协会组织结构

第一条 秘书处是辽宁省道路运输协会日常办公机构，负责承担协会日常工作。

第二条　秘书处设秘书长一人，副秘书长一人。秘书长由理事会选举任免，副秘书长由秘书长提名。　

第三条 秘书长在理事会授权范围内，领导秘书处开展工作；副秘书长协助秘书长负责秘书处日常管理工作。

第四条 秘书处成员要保持勤勉、高效的工作作风，履行协会“双向服务”宗旨，尽心履职为会员单位服务。

  第五条 秘书处主要职责

　　1、贯彻执行国家和行业主管部门相关政策法规，结合协会实际制订并贯彻协会规章制度；

　　2、承办政府行管部门或单位委托办理的事项，部署开展行业内相关业务的考核、评定工作；

  3、组织交流行业经验，开展行业内学术研究与行业自身建设等方面的相互交流与合作；

　　4、对行业内有关政策、法规等提供咨询服务，并搜集整理行业资讯编辑会刊；

　　5、负责会员代表大会、理事会、常务理事会、会长办公会等会议的会务工作，起草会议纪要并执行落实会议决议；

　　6、负责协会各类文件的起草、发放、督办及文件材料归档工作；　　

　　7、负责编制协会年度工作计划并跟踪执行情况；编写协会年度工作总结；

　　8、负责协会证照年审工作；　　

　　9、负责购置和管理协会固定资产；

　　10、负责会员发展，会员会籍管理和会费收缴工作；

　　11、负责协会其他事务。

  第六条 秘书处各岗位工作职责

1、秘书长工作职责：

负责主持秘书处全面工作；落实协会各项会议工作精神和相关指令。

2、副秘书长工作职责：

负责主持秘书处日常工作；定期组织召开秘书处工作例会，督检决议落实情况；理顺外部关系，组织筹办协会重要活动。

3、秘书工作职责：

负责协会文件的收发，各类文件、方案的起草、催办并跟踪实施；协会重要活动的会务组织；分会各类活动的组织、协调；协会刊物的编辑出版。

4、财务人员工作职责：

负责审核协会票据、对账，保证财务支出合规合法；编制会计报表，及时反映资金流转情况。

第二章  公文管理规定

　　第一条 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送单位、公文字号、印发机关名称、印发日期。

第二条 协会公文由秘书处负责起草，秘书长审核后由秘书处秘书按公文发文格式制发。

第三条 公文内容涉及多个单位或部门时，秘书处需组织相关单位或部门会签，送秘书长审核后制发。

第四条 公文拟稿签发，一律使用协会印制的《发文稿纸》，用钢笔或黑色碳素笔书写、签字。

第五条　外来文件由秘书处秘书负责签收，及时在《收文登记簿》上分类登记，并在来文附上《公文处理单》，送秘书长审阅。

第六条 审阅外来文件时秘书长要在《公文处理单》上提出拟办意见，由秘书处阅办，重要文件应呈送会长阅批后阅办。为避免公文积压误事，应即阅即办。

第七条 文件、档案借阅前借阅人须在《档案借阅登记表》上登记并签字，证照借用前使用人须在《证件使用登记表》上登记并签字，归还时由秘书处秘书登记归还日期。

第八条　秘书处负责公文的立卷与归档，立卷要分门别类，归类装订。

第九条 对多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书处负责定期清理销毁并登记。

第三章  印信管理规定

　　第一条 协会印鉴由副秘书长负责管理，使用协会公章、会长职章要填写《用印登记簿》，通过秘书长审批签字后印章。

第二条 分会特定业务用章要填写《分会用印登记簿》，通过常务副秘书长审批签字后印章。

第三条 禁止擅自使用分会印鉴对外签订合同、协议、担保、抵押等。

第四条 协会分会印鉴更换与撤销由主办人负责。

第四章  办公用品管理规定

第一条 协会办公类物品包括办公用品、办公家具、办公设备、日用杂品等。

第二条 办公类物品由秘书处统一归口管理，副秘书长负责监督审批；秘书处设专人负责办公类物品的采购、保管、发放及报废处理。

第三条 办公用品、日用杂品要本着节约开支的原则按需采购；办公家具、办公设备的购置要经秘书长审批同意后购置。

第四条 办公类物品要按购进日期和数量做好登记，建立办公类物品在库、在用记录。

第五条 秘书处成员领用办公用品需填写《办公用品领用登记》，要本着节约、爱惜的原则使用办公类物品，禁止挪用、私用，如有丢失、损坏，责任者应予以按价赔偿。

第五章  内务管理规定

　　第一条 协会办公楼内卫生由秘书处负责维护管理；秘书处成员实行轮流值日制，清扫办公区、会议室、卫生间卫生，每半月进行一次全员大扫除，对办公区域卫生进行彻底清理。

第二条 个人办公区域内卫生由个人自行负责打扫；秘书处成员要及时清理个人办公区域卫生，营造健康、整洁的办公环境。

第三条 为保证安全、节约用电，所有人员下班时须关闭室内电器设备电源，检查室内安全，关好门窗。

第四条 如发现设备故障或损坏，应第一时间联系工程人员维修，不得个人擅自拆修。